ARCNEWS

Chính quyền địa phương thực hiện công tác thực địa tốt hơn khi ứng dụng công nghệ GIS

Thành phố Bắc Augusta, Nam Carolina, được coi là một phần của Augusta, Georgia, một khu vực đô thị rộng lớn. Khoảng 22.000 cư dân được hưởng những lợi thế khi ở gần một khu vực tàu điện ngầm lớn trong khi họ cũng có những lợi ích khi sống trong một thị trấn nhỏ, bao gồm các nhân viên rất tận tâm tại các cơ quan chính quyền địa phương.

Thành phố sử dụng 244 nhân viên toàn thời gian trong ranh giới 21 dặm vuông được gọi là vùng ven sông phía Nam Carolina, tên gọi có liên quan đến vị trí dọc theo con sông Savannah của nó. Mặc dù Thành phố Bắc Augusta đã sử dụng công nghệ ArcGIS trong hơn 10 năm, nhưng ban đầu, GIS chủ yếu dành cho bộ phận kế hoạch.

arcnews-article-localgovernment-1-768x472

Với ứng dụng Workforce for ArcGIS, người điều phối có thể xác định chính xác trạng thái của bất kỳ cuộc gọi dịch vụ nào trong hệ thống và báo cáo tiến trình dựa trên nhân viên, khu vực hoặc loại cuộc gọi.

Tuy nhiên, 10 năm trước khi nhà phân tích GIS Kevin Whaley gia nhập thành phố, ông nhận thấy rằng việc sử dụng GIS cần được mở rộng. Với tư cách là trưởng nhóm của Ban GIS thành phố, Whaley đã đi đầu trong việc sử dụng GIS trên khắp các phòng ban của thành phố. Ngày nay, công nghệ có thể hỗ trợ tất cả các nhu cầu lập bản đồ và không gian địa lý của các tiện ích nước, nước thải và nước mưa đô thị; dịch vụ vệ sinh; công viên và giải trí; và an toàn công cộng. Whaley và các đồng nghiệp của mình làm việc chăm chỉ để cung cấp các công cụ hữu ích, cụ thể là bản đồ kỹ thuật số giàu thông tin với các lớp dữ liệu tài sản chính xác cho các bên liên quan để giúp họ dễ dàng xác định vị trí tài sản của thành phố.

Whaley đã phát triển GIS từ việc lập bản đồ đến việc ra quyết định. Các phòng ban sử dụng các ứng dụng khác nhau để hỗ trợ các quy trình và dự án công việc hàng ngày của họ.

Để có thể cập nhật các cải tiến của công nghệ ArcGIS và trau dồi kỹ năng của mình, Whaley tham gia nhóm người dùng ArcGIS của Nam Carolina. Khi anh tham dự hội nghị thường niên của nhóm vào năm 2016, anh đã tham dự một buổi thuyết trình về các giải pháp mới của Esri và tìm hiểu về một ứng dụng mới để điều phối các nhiệm vụ công việc tại hiện trường: Workforce for ArcGIS.

Workforce là một ứng dụng di động được sử dụng để quản lý các dự án hiện trường và phân chia công việc cho nhân viên. Các công nhân tại hiện trường sử dụng nó để nhận công việc và báo cáo về tình trạng tiến độ của họ. Trong ứng dụng web, một điều phối viên có thể xem vị trí và tình trạng của mỗi người lao động, giúp họ dễ dàng quản lý những yêu cầu cần sự chú ý ngay lập tức.

Whaley dự tính liệu Workforce có thể thay thế Hệ thống theo dõi hành động (CATS) trên toàn thành phố Bắc Augusta hay không. Hệ thống này đã có một bộ hồ sơ của từng tài sản và có thể điều phối các yêu cầu từ nhiều bộ phận cho các dịch vụ khác nhau với các bản yêu cầu trên giấy. Các bộ phận có thể yêu cầu hỗ trợ bằng cách gọi cho thành phố hoặc gửi yêu cầu dịch vụ trên trang web của thành phố. Khi có yêu cầu, sẽ có một người điều phối nhập thông tin yêu cầu vào CATS. Sau đó, một bản sao cứng của yêu cầu được in và sử dụng như một yêu cầu công việc. Đó là một quá trình phức tạp và không hiệu quả.

arcnews-article-localgovernment-2-768x512

Ở Bắc Augusta, Nam Carolina, khoảng 22.000 cư dân có được những lợi thế sống trong một thị trấn nhỏ trong khi gần một khu vực tàu điện ngầm lớn. (Ảnh được cung cấp bởi Jessica Norrell Photography.)

Làm việc với người quản lý tài khoản Esri của thành phố, Whaley đã lên kế hoạch thuyết trình Workforce vào tháng 4 năm 2017 cho giám đốc, giám sát viên và người điều phối của bộ phận tiện ích. Bài thuyết trình trình bày một kịch bản dự án đơn giản và sử dụng bản đồ kỹ thuật số thành phố với các lớp tiện ích của nó, để nhân viên có thể thấy Workforce đã tận dụng và áp dụng dữ liệu như thế nào. Giám đốc và nhân viên tiện ích đã yêu cầu triển khai Workforce for ArcGIS nhanh nhất có thể.

Whaley nhận ra rằng việc triển khai và sử dụng Workforce phụ thuộc vào việc có được sự hiểu biết rõ ràng và kỹ lưỡng về từng bước của quy trình nghiên cứu thực địa. Ông đã gặp các bên liên quan của bộ phận tiện ích để xác định các yêu cầu cho mỗi người và một phần của quy trình. Tiếp theo, Whaley và người điều phối đã gặp nhau để xác định cách thức các tác vụ cần thiết để ghi lại các yêu cầu của các bộ phận dịch vụ và giao chúng cho nhân viên hiện trường có thể đáp ứng trong hệ thống kỹ thuật số mới.

Cuối cùng, với một lược đồ mà Whaley và người điều phối đã xác định, Whaley đã tạo ra dự án Workforce for ArcGIS đầu tiên của thành phố. Khi một yêu cầu cần sự ưu tiên cao xuất hiện, người điều phối có thể xác định tài nguyên gần nhất với yêu cầu và nhanh chóng sắp xếp một phản hồi khi nhìn vào vị trí của công nhân hiện trường trên bản đồ Không gian làm việc của cô ấy.

Các giấy tờ yêu cầu công việc mà thành phố sử dụng trước đây không còn cần thiết bởi vì tất cả công việc đều được quản lý kỹ thuật số. Những người làm việc hiện tại nhận được thông báo công việc của họ thông qua ứng dụng di động Workforce trên điện thoại thông minh do thành phố cấp và báo cáo lại trong suốt cả ngày với các cập nhật trạng thái khi họ đi làm nhiệm vụ. Những người làm việc tại hiện trường không còn phải bắt đầu một ngày trong văn phòng để nhận các yêu cầu làm việc, họ cũng không phải quay lại trong suốt cả ngày để có được những yêu cầu mới hoặc quay trở lại vào cuối ngày để báo cáo hoàn thành nhiệm vụ.

Mặc dù các nhà nghiên cứu thực địa ban đầu đã hoài nghi nhưng sau đó họ đã nhanh chóng áp dụng công nghệ này. Họ thích có thể sắp xếp các công việc của mình theo khoảng cách gần và đánh giá cao việc không phải thực hiện các yêu cầu về công việc giấy tờ. Trên hết, họ đã tăng năng suất, đưa thời gian cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ giảm từ trung bình 1,5 ngày xuống còn 8 giờ. Họ cũng bắt đầu lái xe ít hơn, tiết kiệm nhiên liệu.

Người điều phối báo cáo cảm thấy kiểm soát tốt hơn đối với việc phân công và giám sát các nhiệm vụ và rất vui khi không phải sao chép ghi chú và dữ liệu từ báo cáo giấy. Lần đầu tiên, cô có thể xác định chính xác trạng thái của bất kỳ yêu cầu dịch vụ nào trong hệ thống và thậm chí có thể báo cáo tiến trình dựa trên nhân viên, khu vực hoặc loại yêu cầu. Khi một bộ phận gửi yêu cầu với một trạng thái khẩn cấp, người điều phối bây giờ có thể ngay lập tức nhập nhiệm vụ trong hệ thống, điền vào và giao nó cho một công nhân hiện trường trước khi cúp điện thoại.

Các nhà lãnh đạo thành phố rất phấn khích về năng suất và độ chính xác dữ liệu mà Workforce có được. Để giúp giám đốc và giám sát viên thấy được tiến trình của các hoạt động tại hiện trường, Whaley đã tạo ra một bảng điều khiển điều hành bằng cách sử dụng Operations for ArcGIS. Nó hiển thị dữ liệu Workforce với sự trợ giúp của trực quan hóa, chẳng hạn như biểu đồ hình tròn và biểu đồ cột, giúp so sánh dữ liệu theo tuần, tháng, quý và năm.

arcnews-article-localgovernment-3-768x400

Bảng điều khiển điều hành, được tạo bằng Operations for ArcGIS, cho phép các nhà lãnh đạo thành phố hình dung các hoạt động tiện ích theo cách dựa trên vị trí để thông báo tốt hơn cho việc ra quyết định.

“Việc triển khai một bảng điều khiển trong Workforce đã mang đến cho chúng ta một cái nhìn năng động, theo thời gian thực về các yêu cầu cho dịch vụ tại Thành phố Bắc Augusta. Bằng cách cung cấp một đại diện trực tiếp, trực quan, dựa trên vị trí của các yêu cầu, đội ngũ của chúng tôi có khả năng tốt hơn để tìm ra những yêu cầu cần ưu tiên và sắp xếp khối lượng công việc của họ”, ông Chuck Ursy cho biết. “Workforce cũng hỗ trợ khả năng của chúng tôi để dự đoán nhu cầu nhân sự trong tương lai bằng cách có dữ liệu chi tiết về các yêu cầu trong tầm tay”.

Đối với những người làm việc tại hiện trường, việc có thể sử dụng Workforce trên điện thoại và máy tính bảng của họ không chỉ hợp lý hóa quy trình công việc mà còn cho họ một bản đồ đáng tin cậy về mạng tiện ích chính xác hơn so với bản đồ giấy mà họ đã sử dụng trước đây. Khi các thay đổi được thực hiện trên bản đồ, công nhân sẽ thấy các bản cập nhật theo thời gian thực, vì vậy họ luôn làm việc với các bản đồ và dữ liệu thành phố mới nhất. Bây giờ, các nhà nghiên cứu thực địa là những người đi đầu sử dụng hệ thống kỹ thuật số mới.

Quản trị viên thành phố, giám đốc tiện ích và nhân viên cũng đánh giá cao những hiểu biết mà bảng điều khiển cung cấp. Nó cho phép họ kiểm soát tốt hơn đối với việc lập kế hoạch và hoạt động hàng ngày, bao gồm nhu cầu nhân sự, xử lý cơ sở hạ tầng già cỗi và phân tích dữ liệu chuyển nhượng để thông báo quyết định.

Ngay cả khi Whaley hài lòng với thành công của việc triển khai Workforce for ArcGIS của thành phố, ông ấy cũng nhận thấy nhiều cơ hội sử dụng các ứng dụng hoạt động tại hiện trường của ArcGIS để cải thiện quy trình công việc ở các bộ phận khác. Whaley thường xuyên nhận được các yêu cầu mới, sử dụng dữ liệu GIS để thông báo cho việc ra quyết định. Gần đây, điều phối viên môi trường đã có thể sử dụng các báo cáo nước thải để phân tích xem liệu có sự dồn ứ xảy ra trong các lưu vực sông tại thành phố hay các thông tin về khu vực trũng cần phải có báo cáo phù hợp hơn. Việc này không có khả năng thực hiện trước đây.

Kể từ khi triển khai Workforce for ArcGIS, khối lượng dữ liệu mà thành phố đã thu được lợi ích rất lớn. Whaley biết rằng anh ta và nhóm của anh ta đang tìm hiểu sơ lược về cách thức sử dụng GIS để nâng cao chất lượng cuộc sống ở Bắc Augusta.