Hỗ trợ Bầu cử với việc chuyển đổi kỹ thuật số

Vào mỗi Ngày Bầu Cử, Kane County, Illinois, gửi nhân viên từ bộ phận CNTT của mình tới mỗi khu bỏ phiếu để đảm bảo rằng tất cả các thiết bị bầu cử đã được bật và chạy hết công suất vào lúc 6:00 AM. Với diện tích quận khoảng 524 dặm vuông, vì vậy đây là khá công việc khá bận rộn.

arcnews-article-adigitaltransformationl-1

Nhân viên hỗ trợ CNTT đã có thể xem lại nhiệm vụ của họ trong Workforce for ArcGIS.

Nhân viên CNTT phải có mặt tại nơi bỏ phiếu đầu tiên trước 5:15 sáng để kiểm tra các thiết bị như Wi-Fi, máy in và máy tính bảng. Họ khắc phục sự cố, ghi lại tài liệu và giải quyết mọi sự cố và ghi chú về mức độ hiệu quả của việc thiết lập trạm bỏ phiếu. Khi họ thấy một trạm bỏ phiếu đã sẵn sàng, họ nhanh chóng chuyển sang trạm tiếp theo để làm điều tương tự. Trong suốt cả ngày, các nhân viên này cũng có mặt để khắc phục mọi sự cố mới xuất hiện cho đến khi các trạm bỏ phiếu đóng cửa lúc 7:00 tối. Tùy thuộc vào loại bầu cử, cho dù đó là cuộc bầu cử lớn, bầu cử quốc gia hay chỉ có một biện pháp của địa phương theo lá phiếu, thì quận đưa ra số lượng nhân viên CNTT là khác nhau để hỗ trợ các trạm bỏ phiếu, mỗi cuộc đều là duy nhất và xa lạ đối với nhân viên hiện trường.

Tất cả điều này được sử dụng một cách rườm rà để lên kế hoạch. Nhóm GIS của Kane County sẽ trình bày trên bản đồ giấy lớn cho ban quản lý, người đã sử dụng chúng để phân chia nhiệm vụ. Các nhà quản lý thường lặp đi lặp lại nhiều lần khi tạo ra các định tuyến cho nhân viên và họ không thể chia sẻ bất cứ điều gì một cách có hệ thống.

Tuy nhiên, đối với cuộc bầu cử địa phương vào tháng 3 năm 2019, việc yêu cầu 37 nhân viên cung cấp hỗ trợ cho 121 trạm bỏ phiếu, nhóm GIS đã phối hợp với nhóm phát triển CNTT để thực hiện một điều gì đó khác biệt. Sử dụng bản đồ web được xây dựng trong ArcGIS Online, các nhà quản lý không chỉ có thể đưa ra các định tuyến tốt dễ dàng và hiệu quả hơn mà còn có thể giới thiệu khả năng phân tích không gian đối với quy trình.

arcnews-article-adigitaltransformationl-2

Nhân viên hiện trường đã sử dụng Survey123 for ArcGIS để trả lời các câu hỏi về từng địa điểm bỏ phiếu

Trước Ngày bầu cử, các nhà quản lý đã phân tích khoảng cách trong ArcGIS Online để lập kế hoạch và tối ưu hóa mọi tuyến đường của mọi người theo nơi họ bắt đầu di chuyển tại nhà. Với cơ sở này, nhóm GIS đã xây dựng một ứng dụng sử dụng Web AppBuilder for ArcGIS, cho phép các nhà quản lý nhân lực sử dụng tiện ích Batch Attribution Editor để bổ sung thông tin tuyến đường với nhiều yếu tố khác, chẳng hạn như các địa điểm bỏ phiếu có vấn đề nhất định trong quá khứ và ai đã gặp phải xự cố về những gì. Đây là lần đầu tiên, sự phân công nhân lực đã được điều chỉnh theo hướng của nhân viên

Phân công nhân viên hỗ trợ bầu cử vào một số địa điểm bỏ phiếu theo cách này là một cách tiết kiệm thời gian lớn. Nhưng quận cũng cần phải vượt qua một rào cản lớn khác: điều động nhân viên đến những địa điểm đó. Vào những ngày bầu cử trước đó, các nhà quản lý đã không hiểu rõ về vị trí của các nhân viên với một khu vực rộng gấp đôi Chicago. Họ cũng đã trao đổi mọi việc qua các cuộc gọi.

Lần này, các nhóm phát triển CNTT và GIS đã làm việc cùng nhau để đưa ra một giải pháp hiệu quả bằng phần mềm trợ giúp doanh nghiệp hiện có của Kane County, từ GroupLink. Ý tưởng là để cung cấp thông tin vào và nhận dữ liệu từ ba ứng dụng hiện trường của Esri: Workforce for ArcGIS, Survey123 for ArcGIS và Navigator for ArcGIS.

Trong suốt Ngày bầu cử, các nhân viên CNTT xử lý hai loại vấn đề hỗ trợ: sự cố với máy tính bảng, mà nhân viên bầu cử sử dụng để kiểm tra và duy trì thông tin đăng ký cử tri của người dân và máy in bị trục trặc.  Đối với cuộc bầu cử tháng 3 năm 2019, các nhân viên của quận (không thuộc bộ phận CNTT nhưng được đào tạo để trợ giúp vào Ngày bầu cử) đã nhập tất cả các yêu cầu hỗ trợ CNTT vào phần mềm trợ giúp của quận. Từ đó, mọi thứ đã được tự động hóa. Mỗi yêu cầu được gắn cờ là hỗ trợ bầu cử đã được chuyển đến ArcGIS GeoEvent Server, tạo ra một nhiệm vụ mới trong Workforce.

arcnews-article-adigitaltransformationl-3

Một nhiệm vụ để mở một trạm bỏ phiếu chứa tất cả các thông tin liên quan.

Nhiệm vụ của Lực lượng lao động để mở trạm bỏ phiếu chứa tất cả dữ liệu liên quan đến trạm bỏ phiếu đó, chẳng hạn như tên và địa điểm, tên của thẩm phán bầu cử được chỉ định cho trạm đó và tất cả các nhiệm vụ của nhân viên CNTT. Đối với các nhiệm vụ trên Workforce xuất hiện trong ngày, tất cả thông tin sẽ có thể áp dụng, bao gồm mô tả từng vấn đề, đã được chuyển đến ứng dụng. Với điều đó, các nhà quản lý nhân lực có thể đăng nhập vào ứng dụng Workforce trên web để chỉ định từng vấn đề mới cho nhân viên phù hợp dựa trên vị trí, khối lượng công việc, chuyên môn và tính khả dụng của họ.

Các nhóm phát triển CNTT và nhóm GIS cũng tích hợp Workforce với Survey123 và Navigator. Điều này cho phép nhân viên hỗ trợ tại hiện trường sử dụng Workforce để xem xét các nhiệm vụ của họ, Navigator để đến từng địa điểm bỏ phiếu và Survey123 để trả lời các câu hỏi bắt buộc về việc mỗi địa điểm bỏ phiếu đã sẵn sàng để mở chưa.

Bước cuối cùng trong việc xử lý của từng vấn đề là đánh dấu nó như đã được giải quyết trong phần mềm trợ giúp của Kane County. Các nhà phát triển có thể dễ dàng truy cập các dịch vụ REST trong Workforce và trích xuất thông tin, chẳng hạn như vấn đề được giải quyết vào thời gian nào và bất kỳ ghi chú có liên quan nào, để đăng lên phần mềm trợ giúp của quận trong thời gian gần nhất.

Những cải tiến mà các ứng dụng này tạo ra cho hệ thống hỗ trợ bầu cử của Kane County, từ việc phân công nhân viên và cử họ đến các trạm bỏ phiếu để lấy lại dữ liệu của họ

arcnews-article-adigitaltransformationl-4

Navigator for ArcGIS định hướng nhân viên hiện trường đến từng trạm bỏ phiếu.

“Bầu cử không giống như nhiều dự án khác. Họ có một thời gian bắt đầu rất cụ thể theo yêu cầu của pháp luật, không có ngoại lệ”, Kane County cho biết, phó giám đốc thông tin và trưởng phòng của Charles Lasky. “Trước khi sử dụng các sản phẩm này, tôi đã dành cả buổi sáng trên điện thoại di động của tôi giao tiếp với hơn 40 Nhân viên hỗ trợ khác nhau trải rộng trên 524 dặm vuông, cố gắng định vị các vị trí ưu tiên cao với đoán tốt nhất của tôi về những người có thể gần gũi nhất với vấn đề này mà không biết làm thế nào với các thiết bị sẵn có. Bây giờ, chúng tôi có thể quản lý nhân viên hỗ trợ và định tuyến cho nhân viên đến các vị trí ưu tiên cao trong thời gian ngắn hơn, vì chúng tôi biết họ đang ở đâu và có bao nhiêu vấn đề cần hỗ trợ mà họ hiện đang được chỉ định”.

Vì Lasky không còn dựa vào tin nhắn, email và gọi điện thoại để định tuyến cho nhân viên, giải thích các vấn đề hoặc xác định địa điểm của nhân viên hỗ trợ, anh ta có thể trả lời hầu hết mọi cuộc gọi đến và hỗ trợ kịp thời hơn cho nhân viên của mình trong lĩnh vực này. Ông ước tính rằng việc triển khai này đã giúp ông tiết kiệm được 35 giờ trong việc tổ chức hỗ trợ CNTT trong Ngày bầu cử.

Tôi không bao giờ muốn quay lại ủng hộ một cuộc bầu cử nào nữa nếu không có bộ sản phẩm Esri – Lasky kết luận.